Het proces in vier fasen
Custom software bouwen klinkt groot. Dat is het niet, als je het in behapbare stappen opdeelt. Ons proces bestaat uit vier fasen: een gratis demo, een voorstel met vaste prijs, een implementatie van 2-3 maanden, en een livegang met drie maanden nazorg inbegrepen. Van eerste contact tot werkende software: dat doen we in 2-3 maanden, niet langer.
Fase 1: Gratis demo
De demo is geen verkoopgesprek. Het is een korte bouwoefening.
Op basis van een korte beschrijving van jouw werkproces (een formulier, een e-mail, een telefoongesprek) bouwt ons team een specifieke demo die laat zien wat custom software voor jouw situatie zou kunnen doen. Niet een generiek platform met twintig functies die je niet nodig hebt. Een demo die laat zien hoe jouw orderproces, jouw voorraadregistratie, of jouw productie-flow er in software uitziet.
De demo duurt 30 tot 60 minuten. Aan jouw kant is er geen voorbereiding nodig buiten een uur tijd en een beschrijving van het proces dat je wil aanpakken. Er is geen commitment aan verbonden. Als de demo niets oplevert, stoppen we daar.
Wat de demo wél oplevert: een concreet beeld van wat er mogelijk is, en wat het niet mogelijk is. Dat weten we liever vroeg dan laat.
Fase 2: Voorstel en vaste prijs
Na de demo schrijven we een voorstel. Dat voorstel bevat drie dingen: scope, planning, en een vaste prijs.
Geen tijd-en-materiaal. Geen “we schatten 6 tot 9 maanden afhankelijk van wat er nog bijkomt”. Geen open einde. Een vaste prijs betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor scope-discipline. Als er gaandeweg nieuwe wensen opduiken, bespreken we of die binnen scope vallen of apart geadresseerd worden. Dat is onze verantwoordelijkheid, niet die van jouw boekhouding.
Het voorstel ontvang je binnen 5 werkdagen na de demo. Als je het niet helder vindt, of er iets in staat waarmee je het niet eens bent, overleggen we. Het is geen take-it-or-leave-it document.
Fase 3: Implementatie in 2-3 maanden
De bouwfase werkt op basis van 2-weekse sprints.
Elke sprint levert iets op dat daadwerkelijk draait. Geen wireframes, geen mockups, geen PowerPoint-presentaties met schermafbeeldingen. Werkende software die jij kunt openen, testen, en terugkoppeling op geven. Vanaf week 2 zie je de software groeien.
Wekelijkse check-ins: 30 tot 60 minuten. Aan het eind van iedere sprint is er een beslissingsmoment: gaan we door op dit spoor, of moeten we bijsturen? Die beslissingen nemen we samen. Jij bent de domein-expert van jouw bedrijf; wij zijn de technische partij. Geen van beide is genoeg zonder de ander.
Hosting en infrastructuur regelen wij. Jij hoeft geen IT-afdeling op te zetten, geen servers te huren, geen VPN-tunnels te configureren. De software draait in een EU-cloud en is beschikbaar zodra hij klaar is.
Integrations met bestaande systemen (een ERP, een boekhouding, een e-commerce-platform) worden opgepakt als onderdeel van de scope. Niet als een verrassing in week 10.
Fase 4: Live + nazorg
Bij livegang ontvang je documentatie: hoe gebruik je de software, hoe los je veelvoorkomende vragen op, waar staan de inloggegevens, wat moet je doen als er iets niet werkt.
De eerste drie maanden na livegang zijn gedekt: bugs worden opgelost, kleine verbeteringen die je tegenkomt gaan er direct in, en gebruikers die vragen hebben kunnen bij ons terecht. Dat is geen extra factuur. Dat zit in de prijs.
Na drie maanden is er de optie van een onderhoudsovereenkomst. Alleen als je doorlopende doorontwikkeling wil: nieuwe functies, aanpassingen op basis van groei, of integraties die er nog niet in zaten. Dat is optioneel. Wie na drie maanden tevreden is en niets meer nodig heeft, betaalt ook niets meer.
Wat wij van jou verwachten
Custom software bouwen is geen bestelling die je plaatst en drie maanden later ophaalt. Het vereist betrokkenheid.
Concreet: beschikbaarheid voor wekelijkse calls van 30 tot 60 minuten. Ongeveer 4 tot 8 uur per week tijdens de implementatie voor het reviewen van tussenresultaten en het nemen van beslissingen. En één eindverantwoordelijke aan jouw kant. Niet drie mensen die zich er allemaal mee bemoeien en onderling verdeeld zijn over de richting.
Die betrokkenheid is geen last. Het is precies wat ervoor zorgt dat wat wij bouwen ook aansluit op wat jij nodig hebt.
“Wij beloven geen 9 maanden. Niet omdat we sneller zijn, maar omdat alles wat langer duurt buiten scope is uitgegroeid.”